Règlement de l’ACÉC

Il s’agit d’une nouveauté de l’année 2012-2013. Cette aide financière aux étudiant(e)s du 1er cycle vise à les encourager à participer dès leur baccalauréat à des colloques à l’extérieur de Montréal. En voici les règlements.

Règlement du régime d’Aide aux Colloques des Étudiants du 1er Cycle (ACÉC)

Chapitre I : Terminologie
AELLFUM : Désigne l’Association des Étudiants du département de Littératures de Langue Française de l’Université de Montréal.
Exécutif : Désigne le comité exécutif de l’AELLFUM.
ACÉC : Aide aux Colloques des Étudiants du 1er Cycle.
Lorsque le singulier et/ou le masculin sont utilisés dans le présent règlement, le pluriel et/ou le féminin sont implicites quand le contexte le requiert.

Chapitre II : Nature et buts du régime
Article 1 :
Le régime d’Aide aux Colloques Littéraires des Étudiants du 1er Cycle (ACÉC) a été créé par les membres du comité exécutif de l’Association des Étudiants en Littératures de Langue Française de l’Université de Montréal (AELLFUM). Nul ne peut, sans autorisation de l’assemblée générale ou de l’exécutif de l’AELLFUM, utiliser le nom de l’ACÉC ou se présenter comme membre de son comité de sélection.
Article 2 :
Il est constitué à même les cotisations des constituants de l’AELLFUM. Le budget particulier de l’ACÉC correspond à 300$ du budget total d’opération de l’AELLFUM pour une année universitaire, à la discrétion de la trésorerie. Ce budget demeure sous l’entière responsabilité du comité de sélection.
Article 3 :
Advenant le cas où la totalité de la somme globale de l’ACÉC n’aurait pas été attribuée à la fin du trimestre d’été, l’exécutif de l’AELLFUM devra décider comment disposer de ce surplus.
Article 4 :
L’ACÉC a pour but d’offrir une aide financière d’appoint aux étudiants de premier cycle qui participent à des colloques en dehors de la grande région de Montréal, colloques entraînant des frais de déplacement et de séjour. L’aide financière offerte est soumise à un montant maximal de 100,00 $ par demande.

Chapitre III : Nature et fonction du comité de sélection
Article 1 :
Le comité de sélection de l’ACÉC est composé d’au minimum 4 membres :
§ Au moins deux (2) des six (6) représentants du premier cycle de l’AELLFUM;
§ Le président et le trésorier de l’AELLFUM.
§ Le reste de l’exécutif.
Article 2 :
Advenant le cas où l’un des membres qui siège sur le comité de sélection présenterait une demande de subvention à l’ACÉC, celui-ci ne pourrait siéger sur le comité de sélection qui étudierait sa demande.
Article 3 :
Le comité de l’ACÉC a pour fonction d’étudier les dossiers de demande de subventions. Il doit ensuite, par un vote, déterminer quelles sont les demandes recevables et la somme exacte attribuée à chaque demande acceptée.

Chapitre IV : Conditions d’admissibilité
Article 1 :
Est admissible à l’aide financière de l’ACÉC tout étudiant inscrit au baccalauréat au département de littératures de langue française de l’Université de Montréal à temps plein ou à temps partiel.
Article 2 :
Tout étudiant ayant obtenu une subvention de l’ACÉC ne peut prétendre à une nouvelle aide au cours de la même année. Cependant, si tout l’argent du régime d’aide n’a pas été distribué à la fin du trimestre d’été, tout étudiant ayant obtenu une subvention de l’ACÉC peut présenter une seconde demande pour assister à un colloque n’étant pas celui pour lequel il a présenté la première demande d’aide.
Article 3 :
Tout étudiant ayant déjà obtenu ou devant obtenir un financement complet (déplacement et séjour) de la part des organisateurs du colloque auquel il participe ne pourra être admissible à une subvention de l’ACÉC.
Article 4 :
Tout étudiant présentant une demande d’aide pour un colloque se déroulant dans la grande région de Montréal verra sa demande rejetée d’office.

Chapitre V : Procédure d’accès à l’ACÉC
Article 1 :
Tout étudiant remplissant les conditions d’admissibilité et désirant obtenir une subvention de l’ACÉC devra présenter un dossier qui contiendra obligatoirement les documents suivants :
A) Une lettre de demande indiquant :
§ La nature, la date et le lieu du colloque concerné;
§ Les subventions ou les aides financières déjà obtenues pour ce même colloque;
§ Le montant désiré et sa justification.
B) Une lettre officielle confirmant la participation au colloque indiqué;
C) Un document, issu des organisateurs, indiquant les principaux renseignements au sujet du colloque (nature, programme, …).
D) Un budget final, comprenant une liste de toutes les dépenses effectuées et de tous les revenus.
Article 2 :
Toute demande de subvention à l’ACÉC devra être effectuée au moins une semaine avant la date prévue pour le colloque concerné.
Article 3 : Chaque étudiant ne pourra présenter qu’une seule demande de subvention à l’ACÉC par session, soit trois demandes par année universitaire.

Chapitre VI : Modification au règlement
Article 1 :
Toute modification au règlement de l’ACÉC devra être votée par les membres de l’exécutif.

Règlement adopté le 5 décembre 2012.