Charte – FACILE

Charte du Fonds d’Aide Collectif aux Initiatives Légitimes Étudiantes (FACILE)

Chapitre I : Terminologie

AELLFUM : Désigne l’Association des Étudiants en Littératures de Langue Française de l’Université de Montréal.

Exécutif : Désigne le comité exécutif de l’AELLFUM.

FACILE : Fonds d’Aide Collectif aux Initiatives Légitimes Étudiantes.

Lorsque le singulier et/ou le masculin sont utilisés dans la présente charte, le pluriel et/ou le féminin sont implicites quand le contexte le requiert.

Chapitre II : Nature et buts du fonds

Article 1 :

Le Fonds d’Aide Collectif aux Initiatives Légitimes Étudiantes (FACILE) a été créé par les membres du comité exécutif de l’Association des Étudiants du département de Littératures de Langue Française de l’Université de Montréal (AELLFUM). Nul ne peut, sans autorisation de l’assemblée générale ou de l’exécutif de l’AELLFUM, utiliser le nom du FACILE ou se présenter comme membre de son comité de sélection.

Article 2 :

Il est constitué à même les cotisations des constituants de l’AELLFUM. Le budget particulier du FACILE correspond à au moins 20 %, arrondi à la centaine inférieure, du budget total d’opération de l’AELLFUM pour une année universitaire, à la discrétion de la trésorerie. Ce budget demeure sous l’entière responsabilité du comité de sélection.

Article 3 :

Advenant le cas où la totalité de la somme globale du FACILE n’aurait pas été attribuée à la fin de la période d’admissibilité (au 15 mars de chaque année pour les demandes d’aide supplémentaires), l’exécutif de l’AELLFUM devra décider comment disposer de ce surplus.

Article 4 :

Le FACILE a pour but de stimuler la création de nouveaux projets et de diversifier la vie étudiante en dehors du cadre formel du comité exécutif de l’AELLFUM en offrant une aide financière maximale de 1 000,00 $ à ces dits projets.

Chapitre III : Nature et fonction du comité de sélection

Article 1 :

Le comité de sélection du FACILE est composé de six (6) membres :

§ Le délégué à l’interne de l’AELLFUM;

§ Le coordonnateur à la vie étudiante de l’AELLFUM;

§ Trois (3) des neuf représentants de premier, deuxième ou troisième cycle de l’AELLFUM;

§ Le président ou le trésorier de l’AELLFUM, selon la disponibilité de chacun.

Le délégué à l’interne, ainsi que le coordonnateur à la vie étudiante, sont responsables d’assurer la formation et le bon fonctionnement du comité.

Article 2 :

Le comité de sélection du FACILE a pour fonction d’étudier les dossiers de demande d’aide financière. Il doit ensuite, par un vote, déterminer quelles sont les demandes recevables et la somme exacte attribuée à chaque demande acceptée, ainsi que le montant et la date des versements dans le cas d’une aide égale ou supérieure à 500,00 $. De plus, le comité s’engage, dans le cas où une demande ou un deuxième versement (dans le cas d’une aide égale ou supérieure à 500,00 $) serait refusée, à présenter une lettre au requérant décrivant les motifs du refus.

Chapitre IV : Conditions d’admissibilité

Article 1 :

Toute demande d’aide financière au FACILE devra être faite dans la période comprise entre le 1erseptembre et le 1er mars de chaque année. Toute demande d’aide supplémentaire devra être faite entre le 1er et le 15 mars.

Article 2 :

Toute activité requérant une aide financière du FACILE devra se dérouler durant la période comprise entre le 1er septembre et le 30 août de chaque année universitaire.

Article 3 :

Sont admissibles à l’aide financière du FACILE tous les étudiants représentés par l’AELLFUM, qu’ils soient inscrits à un programme de premier cycle, de maîtrise ou de doctorat, à temps partiel ou à temps plein. Cependant, si un membre du comité de sélection présente ou est membre responsable de l’organisation d’un groupe présentant une demande au Fonds, l’exécutif de l’AELLFUM devra lui trouver un remplaçant.

Article 4 :

Il n’y a pas de limite au nombre de demandes d’aide financière qu’un étudiant ou groupe peut présenter. Toutefois, tout étudiant ou groupe d’étudiants ayant déjà obtenu une aide financière du FACILE pour un projet ne pourra prétendre à une nouvelle aide pour le même projet avant la fin de la période d’admissibilité au Fonds, soit le 1er mars de chaque année universitaire.

Article 5 :

Toute demande de subvention au FACILE ne pourra être honorée que s’il est prouvé que le projet est accessible à tous les membres de l’AELLFUM.

Chapitre V : Restrictions

Article 1 :

Toute aide financière accordée par le FACILE ne devra jamais dépasser 1 000,00 $ pour une première demande. Toute aide financière supplémentaire ne pourra dépasser 500,00 $.

Article 2 :

Tout étudiant ou groupe d’étudiants requérant une aide financière égale ou supérieure à 500,00 $ accepte que cette aide sera, si la demande est approuvée, versée en deux parties, la première n’étant jamais supérieure à la moitié de l’aide financière demandée. Dans ce dernier cas, le requérant doit aussi accepter de présenter un bilan de l’état du projet une semaine avant le dernier versement.

Article 3 :

Tout étudiant ou groupe d’étudiants présentant une demande d’aide financière accepte que l’AELLFUM se dégage de toute responsabilité et qu’elle ne fournira aucune aide logistique.

Chapitre VI : Procédures d’accès au FACILE

Article 1 :

Tout étudiant ou groupe d’étudiants remplissant les conditions d’admissibilité et désirant obtenir une aide financière du FACILE devra présenter un dossier qui contiendra obligatoirement les documents suivants :

A) Une lettre de demande indiquant :

§ Une brève description du projet ou de l’activité;

§ Une approximation de la date de réalisation d’un projet ou de la tenue de l’activité;

§ Le montant désiré et sa justification;

§ Dans le cas d’une demande égale ou supérieure à 500,00 $, les montants et les dates souhaitées des deux versements de l’aide.

B) Un aperçu – idéalement un budget – des dépenses encourues pour le projet ou l’activité

C) Dans le cas d’un groupe, une liste de tous les membres responsables du projet ou de l’activité, comprenant leurs coordonnées.

D) Une fois le projet ou l’activité terminée, le requérant s’engage à fournir au comité de sélection une liste de toutes les dépenses effectuées, incluant les reçus. De plus, le requérant s’engage, s’il y a lieu, à rembourser l’excédent de l’aide financière accordée, si cet excédent est égal ou supérieur à 25,00 $.

Article 2 :

Toute demande d’aide financière au FACILE devra être effectuée au moins un mois avant la date prévue pour le projet ou l’activité concernée.

Article 3 :

Tout requérant peut, s’il le désire, présenter son dossier en personne au comité de sélection. Il n’a cependant pas droit de présence lors du vote.

Article 4 :

Conformément à l’Article 2 du Chapitre III, tout requérant d’une aide financière égale ou supérieure à 500,00 $ devra, au plus tard une semaine avant le deuxième versement de l’aide, remettre au comité de sélection un bilan de l’état du projet. Ce bilan devra obligatoirement comprendre :

§ Un aperçu du travail accompli;

§ Une liste de toutes les dépenses déjà effectuées, incluant les reçus.

Le requérant peut, s’il le désire, présenter son bilan en personne. Cependant, si aucun bilan de l’état du projet n’est présenté au moins une semaine à l’avance, ce manque entraînera automatiquement une annulation du deuxième versement de l’aide. Le comité de sélection se réserve le droit, si et seulement si le vote est unanime, de retarder le deuxième versement de l’aide tant et aussi longtemps que le bilan présenté ne sera pas jugé satisfaisant, ou s’il est incomplet.

Article 5 :

Conformément à l’Article 4 du Chapitre II, tout étudiant ou groupe d’étudiant désirant obtenir une nouvelle aide financière pour un même projet ne pourra le faire qu’à la fin de la période d’admissibilité, soit au 1er mars de chaque année. Cette demande d’aide supplémentaire devra obligatoirement comprendre :

§ Une liste de toutes les dépenses déjà effectuées, incluant les reçus;

§ Le montant désiré et sa justification.

Article 6 :

Toute fausse information donnée au comité de sélection du FACILE sera un motif jugé valable pour l’annulation sommaire de l’aide.

Chapitre VII : Modification à la charte

Article 1 :

Toute modification à la charte du FACILE devra être votée par l’assemblée générale de l’AELLFUM ou, si tel est le vœu de l’assemblée générale, par le comité exécutif de l’AELLFUM.

Dernière modification à la charte : 11 novembre 2009.