Charte de l’AELLFUM

Chapitre I : Terminologie

AELLFUM : Désigne l’Association des étudiant·e·s en littératures de langue française de l’Université de Montréal.

Exécutif : Désigne le comité exécutif de l’AELLFUM.

Chapitre II : Nature et buts de l’AELLFUM

Article 1 : Définition de l’AELLFUM

L’Association des étudiant·e·s en littératures de langue française de l’Université de Montréal (AELLFUM) est un organisme à but non lucratif et constitue l’unique organisme officiel désignant la communauté des étudiant·e·s du Département des littératures de langue française de l’Université de Montréal.

Nul ne peut, sans l’autorisation de l’Assemblée générale ou de son exécutif, utiliser le nom de l’AELLFUM ou se présenter comme son mandataire.

L’Association se dégage de toute responsabilité en ce qui concerne les incidents (pertes, bris, vols, accidents, etc.) qui pourraient survenir dans le cours de ses activités.

Article 2 : Membres

Est membre de l’AELLFUM toute personne inscrite à un programme de premier, deuxième et troisième cycle du Département des littératures de langue française de l’Université de Montréal qui cotise à l’AELLFUM, en vertu de la Loi sur l’accréditation des associations d’élèves et d’étudiants. Les personnes inscrites aux deuxième et troisième cycles au Département des littératures de langue française de l’Université de Montréal sont représentées d’office par l’AELLFUM et cotisent à l’Association, qu’elles soient en scolarité ou en rédaction, mais n’ont pas le statut officiel de membres.

Article 3 : Buts

L’AELLFUM a pour but de promouvoir et de défendre les intérêts de ses personnes membres, ainsi que de leur offrir des activités de vie étudiante.

Chapitre III : Nature et fonctionnement de l’Assemblée générale

Article 1 : Pouvoirs

L’Assemblée générale est souveraine et est l’instance suprême de décision au sein de l’AELLFUM.

Article 2 : Membres

Ont droit de vote et d’assistance à l’assemblée toutes les personnes représentées par l’AELLFUM. L’admission des personnes non-membres désirant assister à l’assemblée se fait par un vote à majorité.

Article 3 : Réunions

L’Assemblée générale semestrielle des personnes membres représentées par l’Association constitue le pouvoir suprême de l’AELLFUM. Elle est tenue deux fois par année universitaire, une fois à la session d’automne et une fois à la session d’hiver. Elle doit être tenue sur le campus principal de l’Université de Montréal.

L’Assemblée générale peut être convoquée chaque fois que le comité exécutif en aura statué la nécessité ou chaque fois qu’en sera faite la demande par une pétition signée par au moins 7,5% des personnes membres représentées, arrondi à l’entier supérieur, dans lequel cas celles-ci devront préciser les motifs de la convocation dans l’énoncé de ladite pétition.

La convocation par pétition d’une Assemblée générale de grève ou de levée de cours doit être signée par au moins 10% des personnes membres représentées, arrondi à l’entier supérieur.

Article 4 : Avis de convocation

Un avis de convocation à l’Assemblée générale contenant l’ordre du jour doit être affiché au moins cinq (5) jours ouvrables avant ladite Assemblée générale. Le procès-verbal de la dernière assemblée devra être rendu disponible à toutes les personnes membres par le biais du site Internet de l’association étudiante (littfra.com) et affiché en même temps que l’ordre du jour.

Article 5 : Quorum

Le quorum de l’Assemblée générale est fixé à 7,5% des personnes membres de l’association, arrondi à l’entier supérieur. Si le quorum n’est pas atteint une demi-heure après l’heure de la convocation, aucune décision ne peut être votée au cours de la réunion et celle-ci doit être ajournée. Le quorum doit être maintenu durant toute la réunion.

Le quorum d’une Assemblée générale de grève ou de levée de cours est fixé à 10%, arrondi à l’entier supérieur, des membres de l’association.

Article 6 : Élection de la présidence et du secrétariat de l’Assemblée générale

Une présidence et un secrétariat d’Assemblée générale doivent être élus parmi les personnes présentes. La présidence n’a droit de vote que dans les conditions prévues à l’Article 9, paragraphe C.

Article 7 : Rôle de la présidence et du secrétariat de l’Assemblée générale

La présidence de la réunion doit veiller au déroulement normal de l’ordre du jour adopté par l’Assemblée générale. Le secrétariat établit le procès-verbal de la réunion.

Article 8 : Code de déontologie

Toute Assemblée générale et réunion de l’exécutif sont régies par le code Morin.

Article 9 : Procédure de vote

  1. A) Majorité requise : toute décision prise par l’Assemblée générale doit être votée à majorité absolue, soit 50 % plus un (1).
  2. B) Prise du vote : tout vote se prend à main levée. Si un vote secret est demandé, il doit être accepté par un vote à main levée selon les dispositions du code Morin.
  3. C) Tout personne représentée par l’Association peut demander le vote sur toute décision considérée par l’Assemblée. En cas de partage des voix, la présidence de l’Assemblée redemande le vote. En cas de nouvelle égalité, la présidence de l’Assemblée a alors le droit de vote et doit trancher.
  4. D) Le vote par procuration n’est pas valide.

Article 10 : Exécution des décisions prises à l’Assemblée générale

Toutes les décisions prises à l’Assemblée générale sont immédiatement exécutoires.

Chapitre IV : Nature et fonctionnement du comité exécutif de l’AELLFUM

Article 1 : Nature et mandat du comité exécutif de l’AELLFUM

L’exécutif est le principal porte-parole de l’AELLFUM et a pour but de promouvoir et de défendre les intérêts ainsi que les droits des constituants de l’AELLFUM auprès de toute instance décisionnelle de l’Université de Montréal, d’organismes, de regroupements ou d’individus externes. L’exécutif a pour mandat de mettre en pratique les décisions prises par l’Assemblée générale, de statuer sur les points à présenter à l’Assemblée générale et de coordonner les activités inhérentes au fonctionnement de l’AELLFUM. Il se doit aussi d’être un outil d’information pour ses personnes constituantes.

Article 2 : Membres

  1. A) L’exécutif est composé de dix-neuf (19) personnes membres qui s’occupent des dossiers suivants :
  • La présidence;
  • La trésorerie;
  • Le secrétariat;
  • Les affaires académiques;
  • Les affaires externes;
  • La coordination à la vie étudiante – versant social (CVES);
  • La coordination à la vie étudiante – versants culturel et littéraire (CVECL);
  • L’information;
  • Les affaires internes;
  • La représentation de la première année (2 personnes);
  • La représentation de la deuxième année (2 personnes);
  • La représentation de la troisième année (2 personnes);
  • La représentation du deuxième cycle (2 personnes);
  • La représentation du troisième cycle.
  • Larédaction en chef de la publication Le Pied
  1. B) Une personne membre élue de l’exécutif, choisie par le président, doit aussi occuper le poste de vice-présidence. N’importe quelle personne membre peut s’y présenter, à l’exception des personnes s’occupant de la présidence et de la trésorerie.

Article 3 : Procédure d’élection des personnes membres du comité exécutif.

  1. A) La présidence d’Assemblée ouvre une période de mise en candidature au début de l’Assemblée générale pour combler les postes au sein du comité exécutif.
  2. B) Les candidatures sont obligatoirement soumises à l’Assemblée générale qui doit procéder à l’élection.
  3. C) Advenant la démission de toute personne membre de l’exécutif au cours de son mandat, ledit exécutif veille à trouver une personne intérimaire pour combler le poste jusqu’à une prochaine Assemblée générale.
  4. D) Les procédures de vote lors d’élections sont les mêmes qu’à l’Article 9 du Chapitre II.
  5. E) Chaque personne membre nouvellement élue entre en fonction immédiatement.

Article 4 : Fonctions au sein du comité exécutif

  1. A) La présidence représente l’AELLFUM auprès de tout organisme extérieur. La personne élue à ce poste préside les réunions de l’exécutif de l’AELLFUM et est cosignataire des chèques émis au nom de l’AELLFUM. Elle convoque les réunions de l’exécutif sur une base régulière ou lorsqu’elles s’avèrent nécessaires. Elle s’occupe de prendre le courrier de l’AELLFUM et de le distribuer aux personnes membres concernée Aussi, elle doit veiller au bon fonctionnement de l’AELLFUM et à ce que les personnes membres de l’exécutif remplissent leurs mandats. Finalement, elle représente l’exécutif à l’Assemblée départementale. Informée de tous les dossiers de l’AELLFUM, elle est une ressource pour toutes ses personnes constituantes.
  2. B) La vice-présidence doit assister la personne élue à la présidence et la remplacer en son absence, lorsque celle-ci est dans l’incapacité d’agir ou lorsqu’elle refuse de convoquer une réunion légitimement demandée selon l’Article 6 du présent Chapitre. Advenant la démission de la présidence, la vice-présidence occupe ce poste par intérim. Finalement, la vice-présidence représente l’exécutif à l’Assemblée départementale.
  3. C) La trésorerieest responsable des finances de l’AELLFUM. La personne qui y est élue doit présenter les prévisions budgétaires au début de l’année, tenir la comptabilité et être en mesure de présenter à l’exécutif, sur une base régulière, les transactions bancaires qui ont eu lieu depuis la précédente réunion. Elle doit aussi être en mesure de rendre disponibles les états financiers aux personnes constituantes de l’AELLFUM qui désireraient les consulter. Elle est cosignataire des chèques émis au nom de l’AELLFUM et de tout ce qui s’y rattache. Elle détient aussi la carte de débit rattachée au compte de l’AELLFUM.
  4. D) Le secrétariat doit rédiger les procès-verbaux des réunions de l’exécutif et doit s’assurer que ceux-ci soient rendus disponibles à la réunion suivante de l’exécutif. La personne élue à ce poste est dépositaire des procès-verbaux de l’année en cours et doit veiller à les rendre disponibles à toute personne représentée par l’AELLFUM qui en fera la demande. Le secrétariat a pour tâche de rédiger tous les documents qui sont nécessaires au bon fonctionnement de l’AELLFUM.
  5. E) La personne déléguée aux affaires académiquesest responsable de toutes les questions touchant le secteur académique (évaluations des professeurs, programmes, etc.). Elle représente aussi l’exécutif à l’Assemblée départementale. Envoyée de l’AELLFUM au Conseil des Affaires Académiques de la FAÉCUM, elle doit veiller à informer les autres personnes membres du comité exécutif des dossiers qui y sont traités et les consulter au besoin.
  6. F) La personne déléguée aux affaires externesest responsable de toutes les questions touchant les secteurs politique et social, et est responsable du mouvement étudiant au sein de l’AELLFUM. Envoyée de l’AELLFUM au Conseil Central de la FAÉCUM et au Conseil des Affaires Sociopolitiques, elle doit veiller à informer les autres personnes membres du comité exécutif des dossiers qui y sont traités et les consulter au besoin.
  1. G) La coordination à la vie étudiante – versant social (CVES) est responsable de l’organisation et du bon fonctionnement des activités sociales (ex: 4@7, activités de la FAÉCUM (Bols et bolles, carnaval, etc.) pour les personnes membres de l’AELLFUM. La personne élue à ce poste est co-responsable du comité socioculturel permanent, composé de trois personnes membres élues du comité exécutif et de trois autres personnes membres de l’AELLFUM. Envoyée de l’AELLFUM au Conseil de la Vie Étudiante de la FAÉCUM, elle doit veiller à informer les autres personnes membres du comité exécutif des dossiers qui y sont traités et les consulter au besoin. Elle siège au comité du FACILE.
  1. H) La coordination à la vie étudiante – versants culturel et littéraire (CVECL) est responsable de l’organisation et du bon fonctionnement des activités culturelles et littéraires (ex : cercles de lecture, ateliers de réflexion et autres initiatives) pour les personnes membres de l’AELLFUM. La personne élue à ce poste est co-responsable du comité socioculturel permanent, composé de trois personnes membres élues du comité exécutif et de trois autres personnes membres de l’AELLFUM. Envoyée de l’AELLFUM au Conseil de la Vie Étudiante de la FAÉCUM, elle doit veiller à informer les autres membres du comité exécutif des dossiers qui y sont traités et les consulter au besoin. Elle siège au comité du FACILE.
  1. H) La personne déléguée à l’informationest responsable des personnes représentant un niveau et de l’information que celles-ci doivent donner aux personnes membres, et doit veiller à ce que cette information soit convenablement diffusée. La personne déléguée à l’information s’occupe aussi de la publicité des activités de l’AELLFUM. De plus, elle est responsable de l’administration du site internet (littfra.com) et veille, si elle ne peut s’en occuper elle-même, à créer un comité de modération et de soutien technique afin d’assurer son bon fonctionnement.
  1. I) La personne déléguée à l’interne est gestionnaire des services offerts aux personnes constituantes de l’AELLFUM. Elleest responsable de l’administration de la bibliothèque et doit veiller à ce que le salon étudiant (le Soulier de Satin, C-8019) soit tenu propre, que ses différentes commodités (journal, café, etc.) soient disponibles pour toutes les personnes membres et qu’une personnede l’exécutif y soit présente durant sa permanence. De plus, la personne déléguée à l’externe préside le comité de sélection du FACILE.
  2. J) Les personnes représentant les première, deuxième et troisième années représentent les personnes membres de leur niveau du premier cycle d’étude au sein du comité exécutif. Elles doivent informer les personnes membres des activités et des dossiers de l’AELLFUM (en collaboration avec la personne déléguée à l’information) et les inciter à y participer. Elles sont aussi invitées à prendre une part active dans les comités connexes de l’AELLFUM. De plus, les personnes représentant la troisième année sont responsables de l’établissement et de la gestion du comité du bal et des photos de finissants. Les personnes représentant un niveau constituent le contact le plus direct entre le comité exécutif et les personnes membres de l’AELLFUM; elles se doivent donc de tâter le pouls des personnes constituantes sur des sujets importants pour l’Association et de rapporter les échos recueillis au comité exécutif.
  3. K) Les personnes représentant les cycles supérieurs représentent les étudiants des deuxième et troisième cycles d’étude au comité exécutif. Elles doivent informer les étudiante·s des cycles supérieurs des activités et des dossiers de l’AELLFUM (en collaboration avec la personne déléguée à l’information) et les inciter à y participer. Elles sont aussi responsables de l’organisation et du bon fonctionnement de projets spécifiques aux personnes membres des cycles supérieurs. Les personnes représentant les cycles supérieurs sont le contact le plus direct entre le comité exécutif et les personnes membres des cycles supérieurs de l’AELLFUM; elles se doivent donc de tâter le pouls des personnes constituantes sur des sujets importants pour l’Association et de rapporter les échos recueillis au comité exécutif. Elles se partageront aussi la représentation de l’exécutif à l’Assemblée départementale ainsi que la présence au Conseil des Études Supérieures de la FAÉCUM. La personne représentant l’AELLFUM au CES doit veiller à informer les autres personnes membres du comité exécutif des dossiers qui y sont traités et les consulter au besoin.
  4. L) La rédaction en chef de la publication Le Pied est élue par l’Assemblée générale. La personne élue à ce poste est responsable des décisions éditoriales et de la gestion du budget octroyé par l’AELLFUM. Sa tâche est aussi de communiquer avec les personnes membres et de faire le lien entre celles-ci et les autres personnes membres de l’équipe du Pied. La rédactrice ou le rédacteur en chef dirige le comité de sélection des textes et a le dernier mot sur le choix d’un texte en cas de litige. Cette personne est responsable, en début d’année, de former une équipe et de combler les autres postes du comité. Les responsabilités des postes liés à l’édition Web et aux événements lui reviennent si ces postes ne sont pas comblés. La rédaction en chef est finalement responsable de rencontrer régulièrement l’exécutif de l’AELLFUM afin de le garder au courant des activités du Pied et de faire un bilan financier, mais n’est pas tenue de se présenter à toutes les réunions de l’exécutif.

Article 5 : Réunions

Les réunions doivent être convoquées sur une base régulière par la présidence et peuvent être annulées si les trois-quarts de l’exécutif le décident. Elles peuvent aussi être convoquées à la suite d’une demande d’au moins 25 % de l’exécutif. Les réunions sont ouvertes aux observatrices et aux observateurs, qui n’ont cependant pas le droit de vote ni le droit d’amener des propositions. Toutefois, le droit de parole leur est accordé. L’exécutif se réserve le droit de siéger à huis-clos lorsque les circonstances l’exigent.

Article 6 : Quorum

Le quorum est fixé aux deux-tiers (2/3) des personnes membres de l’exécutif, arrondi au nombre inférieur. Un délai de quinze (15) minutes est accordé entre l’heure prévue pour le début de la réunion et l’obtention du quorum.

Article 7 : Présence aux réunions de l’exécutif

La présence aux réunions de toutes les personnes membres de l’exécutif est obligatoire. Après trois (3) absences aux réunions ordinaires sans raison valable, une personne membre voit son poste automatiquement remis en question. À partir de ce moment, il ne compte plus dans le calcul du quorum. Cependant, l’exécutif peut décider de destituer ou de réintégrer la personne par la suite s’il le juge pertinent.

En cas d’absence prolongée et justifiée de la part d’une des personnes membres du conseil exécutif, l’exécutif peut décider de nommer une personne intérimaire, qui assurera le poste jusqu’au retour de la personne membre en question.

Article 8 : Signataires

Seuls la présidence, la trésorerie, le secrétariat et la vice-présidence sont autorisés à signer au nom du comité exécutif.

Article 9 : Procédure de vote

Les procédures de vote sont les mêmes qu’à l’Article 9 du Chapitre III.

Chapitre V : Dispositions financières

Article 1 : Cotisations

Les cotisations de l’AELLFUM sont de quinze (15) dollars par session et sont perçues par l’Université de Montréal lors de la facturation des frais de scolarité. Elles sont sous la responsabilité de la trésorerie.

Article 2 : Ressources financières

Les ressources financières de l’AELLFUM se composent de la cotisation des personnes membres et des bénéfices récoltés lors des activités de l’AELLFUM.

L’AELLFUM peut obtenir des ressources financières supplémentaires par le biais de commanditaires. Cependant, les sommes recueillies pour une activité doivent obligatoirement être destinées à financer cette activité.

Chapitre VI : Modification à la charte

Article 1 : Modification à la charte

Toute modification à la charte de l’AELLFUM devra être votée par l’Assemblée générale ou, si tel est le vœu de l’Assemblée générale, par l’exécutif.

Chapitre VII : Sanctions

Article 1 : Motion de blâme

  1. A) N’importe quelle personne constituante de l’AELLFUM peut proposer une motion de blâme à l’endroit de n’importe quelle personne membre de l’exécutif ou personne constituante ayant des responsabilités auprès de l’AELLFUM. Un vote est obligatoirement tenu sur cette proposition, conformément à l’Article 9 du Chapitre II.
  2. B) Il incombe aux personnes membres de l’exécutif ou à la personne constituante qui présente la motion de blâme de proposer une sanction selon la gravité de l’offense, pouvant aller jusqu’à demander à la personne ciblée de remettre sa démission. Un vote est tenu sur cette seconde proposition.

Article 2 : Litige

  1. A) Advenant des cas litigieux quant à l’interprétation de la charte, il incombera à l’exécutif de trancher.
  2. B) Si l’exécutif est appelé à trancher sur un cas de litige, la personne déléguée à l’information doit s’assurer que la décision est convenablement diffusée.

Article 3 : Dissolution

Advenant la dissolution de l’Association, après acquittement des dettes, les biens de l’Association seront remis à des fondations ou encore à des œuvres de charité enregistrées comme telles auprès du Ministère du Revenu du Québec. L’exécutif a le droit de les désigner.

La dissolution ne peut être effectuée que suite à un référendum où un vote positif a été obtenu à plus des deux tiers (2/3) de majorité.

Dernière modification à la charte : 12 septembre 2017.